Le fonds porte sur les activités privées et professionnelles d'Olivar Asselin, ainsi que sur ses préoccupations et ses intérêts particuliers. Le fonds contient de la correspondance, des cartes postales, des cartes d'affaires, des télégrammes, des documents officiels, juridiques et financiers, des photocopies d'articles, des coupures de presse, des journaux, des notes, des articles manuscrits et une photographie.
Titre basé sur le contenu du fonds. Les documents sont en français et en anglais.
Avant son arrivée aux archives de la Ville de Montréal, le fonds Olivar Asselin est conservé à la Bibliothèque de Montréal. Il a alors subi un premier traitement en 1992 et on lui attribue le numéro de lot 51. Ce premier traitement donne lieu au classement des documents en 32 dossiers principaux numérotés de C-1 à C-32. Ces dossiers principaux sont des regroupements de dossiers secondaires organisés soit alphabétiquement, soit chronologiquement ou soit thématiquement. Ainsi, le dossier C-1 comprenait un dossier secondaire composé de documents divers sans date (notes, coupures de presse, documents à reclasser) suivi de sept dossiers secondaires de correspondance sans date, en ordre alphabétique. Les dossiers principaux numérotés de C-2 à C-20 regroupaient 96 dossiers secondaires de correspondance datée, classés chronologiquement. Les dossiers généraux numérotés C-21 à C-32 comprenaient les dossiers secondaires de coupures de presse et de journaux dont plusieurs exemplaires du «Canada» entre novembre 1930 et février 1934. Le traitement entrepris en 1992 prévoyait aussi la cotation des documents. Ainsi, dans le coin supérieur droit de chaque pièce classée à l'intérieur des dossiers secondaires, apparaît une cote tracée à l'encre rouge. Elle est composée de deux chiffres; le premier correspondant au numéro du dossier général, et le second suivant un ordre séquentiel. Cette cote s'interrompt après 17-199. Une autre cotation, celle-ci tracée à l'encre noire, apparaît dans le coin supérieur gauche de plusieurs documents. Elle semble avoir été transcrite par un chercheur ayant consulté le fonds avant son traitement définitif. Enfin, un instrument de recherche inachevé a également été rédigé par la Bibliothèque de Montréal au cours de l'opération de traitement. Il s'agit d'un inventaire sommaire des pièces de correspondance datées du 28 novembre 1890 jusqu'au 31 octobre 1930 et incluant 177 pièces sans date. Il est disponible sur demande à la salle de consultation des archives. En mai 1999, la section des archives de la Ville de Montréal complète le traitement définitif du Fonds Olivar Asselin. À la suite de l'analyse préliminaire, un cadre de classification est établi sur la base de séries distinguant la nature de la production documentaire. La première série rassemble les documents personnels, la deuxième, la correspondance et la troisième, les documents d'ordre professionnel. Le classement privilégié est chronologique. Toutefois, les documents des séries 1 et 3 sont d'abord regroupés par thème et ensuite classés chronologiquement. Lors du traitement définitif, tous les documents sans date et les documents divers, tels les notes et les coupures de presses, ont été classés. En conséquence, la cotation des pièces effectuée par la Bibliothèque est rendue désuète. Lors du traitement, tous les documents fragiles ont été rangés dans des enveloppes protectrices de polyester. Les chemises et les boîtes de rangement ont été remplacées par des contenants de qualité de conservation. Le traitement a également donné lieu à un certain élagage. Ainsi, les photocopies d'originaux, les doubles et les coupures de presse ne concernant pas directement les activités journalistiques d'Olivar Asselin ont été éliminés. Certaines coupures de presse fragiles mais à conserver ont été photocopiées pour la conservation et l'original détruit. L'instrument de recherche présente différents niveaux de description. Cette hiérarchie se fonde sur le principe d'une description allant du général au particulier, soit du fonds au dossier. Le lecteur retrouvera donc une description du fonds, des séries et des dossiers. La description est fondée sur les «Règles pour la description des documents d'archives» (RDDA) produites par le Comité de planification sur les normes de description du Bureau canadien des archivistes. Plusieurs zones constituent la description, notamment la zone du titre, la zone des dates de création, la zone de la collation (dimension), la zone de la description des documents (portée et contenu) et la zone des notes (source du titre, état de conservation, documents connexes, groupe de documents reliés, localisation). L'utilisation des crochets dans la zone des dates de création signifie que les dates sont probables. Dans ces cas, il s'agit de pièces sans date, reclassées au cours du traitement après une recherche préalable, et placées au début du dossier. Le corps de l'instrument présente la description de l'ensemble des dossiers. La description des dossiers comprend la cote, le titre, les dates de création, le nombre d'unité, la dimension, la portée et le contenu, la langue des documents, les notes et la localisation. Étant donné la variété des sujets traités dans chaque dossier, la description de la portée demeure sommaire et se présente plutôt comme une indication pour le chercheur. La description du contenu des dossiers est également partielle mais le chercheur pourra au besoin compléter sa recherche en consultant l'inventaire sommaire. Les correspondants d'Asselin utilisant un pseudonyme ont été inscrits dans la description sous leur nom véritable, suivi de leur pseudonyme entre parenthèses. Aussi les noms des soeurs d'Olivar Asselin ont été inscrits accompagnés du nom de famille de l'époux.
Traitement et description: Denise Bédard, archiviste contractuelle
Supervision: Hélène Charbonneau, analyste en gestion de documents et des archives
Coordination: Denys Chouinard, chef de la Section des archives
Nous tenons à remercier le ministère de la Culture et des Communications du Gouvernement du Québec pour la subvention accordée dans le cadre du programme d'aide 1998-1999. Sans cet appui, le traitement du fonds n'aurait pu être réalisé.
