Le fonds renseigne sur l'organisation administrative (constitution, conseil d'administration, assemblée générale, adhésion, finance, ressource humaine, gestion de l'information et gestion des ressources mobilières et immobilières) et des activités de la Société historique de Montréal.
Le fonds contient les séries suivantes : S1 Constitution et organisation comprenant les documents constitutifs, les règlements et les politiques et procédures ; S2 Instances comprenant des procès-verbaux, de la correspondance et des documents en lien avec les comités ad hoc ; S3 Ressources financières, humaines et immobilières comprenant le financement, les états financiers, la comptabilité, les budgets, des projets d'aménagement d'un siège social, l'utilisation des biens immobiliers, la rémunération des employés et des dossiers d'employés ; S4 Communication et relations publiques comprenant de la correspondance, la publicité, les documents sur la messe commémorative de fondation de Montréal, les remises de prix et les plaques et monuments commémoratifs ; S5 Activités et services aux membres comprenant les adhésions et des listes de membres, l'organisation des activités, les publications et l'organisation de la bibliothèque et du service des archives; SW Documents sonores ; SX Documents filmiques ; SY Documents iconographiques ; et SZ Imprimés.
Titre basé sur le contenu du fonds. Les documents sont principalement en français.
Certains documents sont en anglais, en espagnol et en latin.
Liste des présidents qui se sont succédés sont Jacques Viger, avril-décembre 1858; Hospice-Anthelme Verreau, janvier 1859-1901; Louis-François-Georges Baby, 1901-1906; Louis W. Sicotte, 1906-1911 ; Nazaire Dubois (ptre), 1911-1916; Victor Morin, mai 1916-1928; Aegidius Fauteux, 1928-1941; Olivier Maurault (p.s.s.), 1941-1958; Ubalde Beaudry, 1958-1961; Adrien Archambault, 1961-1969; Eugène Lapierre, 1969-1970; Armour Landry, 1970-1972 et 1974-1976; Maurice Da Silva, 1972-1974 et 1976-1978 ; Marcel Cadotte, 1978-1980 ; Bruno Harel (p.s.s.), 1980-1983 ; Marcelle Ranger, 1983-1985; Pierre Laliberté, 1985-1986; Huguette Lapointe Roy, 1986-1989; Jean-Paul De Lagrave, 1989-1991; Lise Cadotte, 1991-1995; Lise Pothier, 1995; Léo Beaudoin, 1995-1996; Hélène-Louise Dupont Élie, 1996-2000 et Jean-Charles Déziel, depuis juin 2000.
Le corps de l'instrument présente la description de l'ensemble des constituantes du fonds. La description du dossier comprend le titre, les dates de création, la dimension, la portée et contenu, et enfin les notes. La description est complétée par la cote et l'adresse.
Traitement et description : Mireille Lebeau, archiviste contractuelle.
Supervision : Hélène Charbonneau, analyste en gestion de documents et des archives.
Coordination : Denys Chouinard, chef de la section des archives.
Le traitement du fonds et sa description ont été réalisés entre septembre et décembre 2007 dans le cadre du Programme national de développement des archives (PNDA). Nous reconnaissons l'appui financier du gouvernement du Canada par l'entremise de Bibliothèque et Archives Canada.
Note sur le classement : Initialement, les documents étaient classés selon des cotes provenant du plan de classification utilisé pour l'organisation des dossiers actifs et semi-actifs. On retrouvait alors neuf (9) séries : Gestion administrative; Législation et affaire juridique; Gestion des ressources humaines; Gestion des ressources financières; Gestion des ressources mobilières et immobilières; Gestion de l'information; Communications et relations publiques; Membership et activités de l'organisme; et Développement et implication sociale. L'analyse préliminaire a permis de constater la présence de plusieurs copies et des documents d'autres provenances possédant peu de valeur pour la compréhension des activités et de l'administration de la SHM. Même si la codification initiale n'a pu être utilisée lors du traitement définitif du fonds, les séries du cadre de classement englobent l'ensemble des documents créés ou reçus par la Société historique de Montréal.
